Legalitas dan perizinan tidak sama, meskipun keduanya sering disebut dalam satu napas. Legalitas menjawab pertanyaan “apakah badan ini sah secara hukum?”, sedangkan perizinan menjawab “apakah badan ini boleh menjalankan kegiatan tertentu, di tempat tertentu?”. Bagi yayasan pendidikan yang mengelola kantin, toko seragam, atau unit produksi SMK, perbedaan ini menentukan dokumen mana yang perlu disimpan, mana yang perlu diperbarui, dan mana yang sudah tidak diterbitkan lagi.

Artikel ini membahas dokumen usaha lama yang masih sering muncul di lemari arsip yayasan, yaitu akta pendirian, NPWP badan, SIUP, TDP, SITU, dan SKDP. Masing-masing dipetakan terhadap sistem Nomor Induk Berusaha (NIB) dan OSS yang berlaku sekarang. Tujuannya agar operator dan bendahara bisa merapikan berkas tanpa menebak-nebak.

Legalitas vs Perizinan: Keabsahan Badan dan Izin Berkegiatan

Kata “legal” berarti sah atau keabsahan. Legalitas usaha karena itu dapat dipahami sebagai pengakuan hukum terhadap keberadaan suatu usaha, seperti dijelaskan dalam ulasan Infiniti tentang pentingnya legalitas usaha. Perizinan bekerja di lapisan berikutnya: setelah badannya diakui, kegiatan yang dijalankan badan itu perlu izin sesuai jenis dan risikonya.

Perbedaannya dapat diringkas sebagai berikut:

• Legalitas melekat pada badan. Contohnya akta pendirian yang memuat identitas pendiri, tujuan, susunan pengurus, dan aturan dasar. Dokumen ini menjawab pertanyaan siapa yang bertanggung jawab secara hukum.
• Perizinan melekat pada kegiatan. Contohnya identitas izin usaha yang menunjukkan bahwa kegiatan tertentu sudah terdaftar dan boleh dijalankan. Dokumen ini menjawab pertanyaan apa yang boleh dilakukan dan dengan syarat apa.

Di lingkungan sekolah, ada lapisan ketiga yang sering tercampur, yaitu izin penyelenggaraan satuan pendidikan. Izin ini mengikuti aturan bidang pendidikan dan diurus melalui dinas pendidikan atau kementerian yang membidangi pendidikan. Jalurnya berbeda dari perizinan berusaha di OSS. Artikel ini berfokus pada unit usaha. Untuk sisi izin operasional sekolah, Anda dapat membaca pembahasan tentang penataan perizinan dan legalitas sekolah.

Dokumen Legalitas Usaha yang Dulu Dianggap Wajib

Banyak yayasan mendirikan unit usahanya pada masa ketika satu usaha memerlukan beberapa surat dari instansi berbeda. Berikut fungsi masing-masing dokumen tersebut.

Akta pendirian

Akta pendirian dibuat di hadapan notaris. Isinya antara lain identitas pendiri, tujuan usaha, modal, susunan pengurus, dan aturan dasar badan, sebagaimana diuraikan dalam artikel Privy tentang dokumen legalitas usaha. Untuk yayasan pendidikan, akta inilah yang menjadi fondasi. Semua izin di atasnya bergantung pada kesesuaian akta, misalnya apakah maksud dan tujuan yayasan mencakup kegiatan yang dijalankan.

NPWP badan

NPWP badan adalah identitas perpajakan badan, dan ini urusan perpajakan, bukan perizinan berusaha. Sumber yang dirujuk tidak menyebut NPWP digantikan oleh NIB. Karena itu, NPWP sebaiknya diperlakukan sebagai dokumen yang tetap perlu dijaga. Pertanyaan teknis tentang kewajiban pajak unit usaha sebaiknya diajukan ke kantor pajak atau konsultan pajak.

SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)

Dulu SIUP menjadi izin untuk menjalankan kegiatan perdagangan. Toko seragam atau koperasi sekolah yang berdiri sejak lama mungkin masih menyimpan salinannya di map arsip.

TDP (Tanda Daftar Perusahaan)

TDP menunjukkan bahwa perusahaan sudah terdaftar secara sah. Dalam regulasi yang lebih baru, TDP diganti dengan NIB yang diperoleh melalui sistem OSS (Privy).

SITU (Surat Izin Tempat Usaha)

SITU menunjukkan bahwa lokasi tempat usaha sesuai dengan peraturan tata ruang yang berlaku (Privy). Bagi sekolah, isu ini relevan ketika unit usaha menempati bangunan atau lahan yang peruntukannya untuk pendidikan.

SKDP (Surat Keterangan Domisili Perusahaan)

SKDP menerangkan alamat kedudukan badan usaha. Dokumen ini biasanya diterbitkan di tingkat kelurahan atau kecamatan.

Apa yang Berubah Setelah NIB dan OSS Berbasis Risiko

NIB adalah identitas izin usaha yang diterbitkan Lembaga OSS, yang berada di bawah Badan Koordinasi Penanaman Modal. NIB juga berfungsi sebagai izin usaha sekaligus izin komersial atau operasional sesuai bidang usahanya (Wikipedia: Nomor Induk Berusaha). Inilah alasan beberapa dokumen lama kini dianggap tumpang tindih.

Ada tiga perubahan penting yang perlu dipahami pengelola yayasan:

1. Beberapa dokumen tidak diterbitkan lagi. Sejak UU Cipta Kerja disahkan, SIUP, TDP, dan SKU tidak lagi diterbitkan. Pelaku usaha cukup mengurus NIB berbasis risiko, sebagaimana dijelaskan dalam ulasan Infiniti.
2. Izin ditentukan oleh tingkat risiko. Perizinan berusaha di OSS kini diakses sesuai tingkat risiko masing-masing usaha (Infiniti). Akibatnya, kantin yang menjual makanan dan unit produksi yang memakai mesin bisa memerlukan persyaratan berbeda, walaupun keduanya dikelola yayasan yang sama. Beberapa bidang juga memerlukan izin khusus, misalnya izin lingkungan atau izin edar produk (Privy).
3. Sistemnya terus disesuaikan. Pemerintah menyesuaikan sistem OSS dengan PP 28 Tahun 2025, sebagaimana diumumkan dalam siaran pers Kementerian Investasi dan Hilirisasi/BKPM. Dalam praktiknya, daftar persyaratan yang Anda ingat dari beberapa tahun lalu mungkin sudah berubah. Rujukan paling aman adalah laman OSS dan siaran resmi pemerintah, bukan arsip lama atau artikel blog.

Satu hal yang perlu ditegaskan: NIB tidak otomatis mencakup semua kegiatan. NIB terkait dengan bidang usaha yang didaftarkan. Jika yayasan menambah jenis usaha baru, data dan persyaratannya perlu diperiksa ulang.

Tabel Peta Dokumen Lama dan Statusnya Sekarang

Tabel berikut disusun dari sumber yang dirujuk di artikel ini. Kolom status mencerminkan apa yang dinyatakan sumber, bukan kepastian hukum untuk setiap daerah.

Contoh Hipotetis: Kantin dan Unit Produksi Milik Yayasan

Contoh berikut bersifat hipotetis dan hanya untuk ilustrasi cara berpikir, bukan nasihat hukum untuk kasus tertentu.

Sebuah yayasan pendidikan swasta mengelola SMP dan SMK. Di dalamnya ada dua kegiatan usaha: kantin yang melayani siswa dan guru, serta unit produksi jurusan tata boga yang mulai menerima pesanan katering dari luar sekolah. Dalam rapat yayasan, bendahara menemukan map berisi SIUP dan TDP lama atas nama unit usaha, dan mengusulkan agar keduanya “diperpanjang”.

Dengan memakai pembedaan legalitas dan perizinan, pengurus dapat memilah masalahnya sebagai berikut:

• Lapisan legalitas: Apakah akta yayasan yang berlaku memungkinkan yayasan menjalankan kegiatan usaha seperti ini, dan dalam bentuk apa? Apakah unit usaha cukup dijalankan langsung oleh yayasan, atau sebaiknya melalui badan tersendiri? Pertanyaan ini perlu dibawa ke notaris atau konsultan hukum, karena bentuk badan memiliki aturan masing-masing.
• Lapisan perizinan: SIUP dan TDP tidak perlu diperpanjang karena sumber yang dirujuk menyatakan keduanya tidak diterbitkan lagi dan digantikan NIB. Yang perlu diperiksa adalah apakah sudah ada NIB yang mencakup bidang usaha kantin dan katering. Selain itu, karena izin di OSS mengikuti tingkat risiko, pengurus perlu memeriksa apakah usaha makanan untuk konsumen luar memerlukan persyaratan tambahan.
• Lapisan sekolah: Izin operasional SMP dan SMK tidak ikut berubah karena urusan unit usaha. Arsipnya dipisahkan agar tidak tertukar saat akreditasi atau pemeriksaan dinas pendidikan.

Hasilnya, pertanyaan dalam rapat bergeser dari “bagaimana memperpanjang SIUP” menjadi “apakah bidang usaha kita sudah tercatat dengan benar di NIB, dan izin tambahan apa yang diperlukan sesuai risikonya”. Pertanyaan kedua ini jauh lebih tepat sasaran. Untuk aspek tata kelola unit usaha secara lebih luas, termasuk pemisahan aset dan pembukuan, lihat panduan tata kelola unit usaha sekolah.

Daftar Periksa Arsip Legalitas Unit Usaha Yayasan

Daftar berikut dapat dipakai operator atau bendahara saat merapikan lemari arsip atau folder digital. Kerjakan untuk setiap unit usaha secara terpisah.

1. Pisahkan tiga map: (a) legalitas yayasan, (b) izin penyelenggaraan sekolah, dan (c) perizinan unit usaha. Jangan menyimpan izin kantin di map izin operasional sekolah.
2. Akta pendirian dan akta perubahan: Kumpulkan versi terbaru. Catat tanggal akta terakhir dan susunan pengurus yang tercantum. Bandingkan dengan pengurus yang menjabat sekarang.
3. Kesesuaian maksud dan tujuan: Tandai apakah akta menyebut kegiatan yang benar-benar dijalankan unit usaha. Jika ragu, catat sebagai pertanyaan untuk notaris.
4. NPWP badan: Pastikan nama dan alamatnya sesuai dengan akta terbaru.
5. NIB: Catat nomor NIB, atas nama siapa, dan bidang usaha apa saja yang terdaftar. Bandingkan dengan kegiatan nyata di lapangan.
6. Izin tambahan sesuai risiko: Untuk setiap bidang usaha, catat apakah ada persyaratan lain di luar NIB, misalnya terkait produk pangan, lingkungan, atau izin edar. Tandai “perlu dicek” bila belum yakin.
7. Dokumen lama (SIUP, TDP, SKU): Beri label “arsip historis, tidak berlaku sebagai izin aktif”. Jangan dibuang, karena masih berguna sebagai jejak sejarah badan.
8. SITU dan SKDP: Beri label “status perlu dikonfirmasi ke OSS atau pemda”. Catat pihak mana yang masih memintanya, misalnya bank atau mitra.
9. Penanggung jawab dan jadwal tinjau: Tetapkan satu orang yang bertanggung jawab memperbarui daftar ini, dan tentukan kapan ditinjau ulang, misalnya setiap ada perubahan pengurus, perubahan akta, atau pembukaan usaha baru.

Agar daftar ini tidak berhenti sebagai catatan sekali pakai, masukkan ke dalam prosedur tertulis. Panduan menyusun SOP sekolah dapat membantu memperjelas siapa mengerjakan apa. Pemeriksaan kelengkapan dokumen juga dapat digabungkan dengan audit internal dan pengendalian keuangan sekolah.

Kesalahan Umum Saat Mengurus Legalitas Unit Usaha Sekolah

• Masih meminta atau memperpanjang SIUP dan TDP. Menurut sumber yang dirujuk, keduanya sudah tidak diterbitkan dan digantikan NIB. Waktu dan biaya lebih baik dipakai untuk memastikan data NIB benar.
• Menganggap NIB berlaku untuk semua kegiatan. NIB berfungsi sesuai bidang usahanya. Kantin, toko seragam, dan unit produksi bisa termasuk bidang yang berbeda dengan tingkat risiko berbeda.
• Mencampur izin satuan pendidikan dengan izin unit usaha. Izin operasional sekolah mengikuti aturan pendidikan dan diurus melalui dinas pendidikan. Perizinan usaha diurus melalui OSS. Jika keduanya tercampur, pemeriksaan di salah satu jalur menjadi membingungkan.
• Mengabaikan kesesuaian akta. Izin usaha yang rapi tetap bermasalah bila badan yang memegangnya tidak cocok dengan kegiatan yang dijalankan.
• Berpegang pada daftar syarat lama. Sistem OSS terus disesuaikan, termasuk dengan PP 28 Tahun 2025. Daftar syarat dari beberapa tahun lalu, termasuk yang beredar di artikel blog, bisa sudah tidak berlaku.
• Menyatakan dokumen tertentu “sudah dihapus” tanpa memeriksa. Untuk SITU dan SKDP, sumber yang tersedia tidak tegas. Kepastiannya ada di OSS atau pemda setempat.

Kapan Mengecek ke OSS, Pemda, Dinas Pendidikan, atau Notaris

Setiap pertanyaan punya pintu yang tepat. Gunakan panduan kasar berikut:

Konsultasi profesional paling penting ketika keputusannya sulit dibatalkan, misalnya mengubah akta, membentuk badan baru untuk unit usaha, atau menerima pesanan dalam jumlah besar dari pihak luar. Pada titik itu, kesalahan memilih bentuk badan atau izin bisa berdampak pada aset yayasan.

Langkah awal yang realistis untuk minggu ini adalah menjalankan daftar periksa di atas untuk satu unit usaha saja. Tandai mana yang sudah jelas dan mana yang masih berstatus “perlu dicek”, lalu bawa daftar pertanyaan itu ke rapat yayasan berikutnya.

FAQ

Apakah legalitas dan perizinan itu sama?

Tidak. Legalitas menyangkut keabsahan badan, misalnya akta pendirian yayasan. Perizinan menyangkut izin untuk menjalankan kegiatan tertentu, misalnya NIB untuk bidang usaha kantin. Sebuah badan bisa sah secara hukum tetapi kegiatannya belum berizin, dan sebaliknya izin bisa bermasalah bila badannya tidak sesuai.

Apakah koperasi sekolah termasuk unit usaha yayasan?

Belum tentu. Koperasi adalah bentuk badan tersendiri dengan aturan sendiri, sehingga kedudukannya bisa berbeda dari unit usaha yang dijalankan langsung oleh yayasan. Untuk memastikan bentuk dan dokumen yang tepat, konsultasikan dengan notaris atau konsultan hukum.